Termin absagen - Der absolute Guide mit Tipps und Muster (Vorlage)

Ich muss einen Termin absagen! Aber wie mache ich es richtig?

Egal, ob du ein Bewerbungsgespräch hast, ein Online-Meeting mit dem Arbeitgeber oder einen Arzttermin. Immer wieder wirst du in die Situation geraten, dass du den zuvor vereinbarten Termin wieder absagen musst oder möchtest.

Das Problem hierbei ist: Auch bei einer Terminabsage oder gar dem Nichterscheinen (No-Show) bei einem Termin kann man viel falsch machen.

Wenn du nicht möchtest, dass dein Gegenüber negativ über dich denkt oder du einfach einen Termin höflich absagen möchtest, dann ist dieser Guide genau richtig für dich!

In diesem Guide habe ich für dich die DOs and DONTs der Terminabsage zusammen gefasst, damit du unbeschwert und auf Augenhöhe den Termin nicht mehr antreten musst.

Zusätzlich habe ich für dich am Ende des Artikels noch einen Bonus eingefügt, wie du in deinem Business das Thema "No-Shows" mit einer Online-Terminvereinbarung professionalisieren kannst.

Ok, das ist kein echtes Zitat einer Berühmtheit, das habe ich mir gerade ausgedacht, ABER es stimmt!

Je nachdem, ob du einen Termin einfach nur mit einem Klick in deinem Terminkalender absagst, eine Mail schreibst, oder sogar anrufst, wird dich dein Gegenüber anders wahrnehmen.

Im Geschäftsleben zählen diese Kleinigkeiten zum Unterschied zwischen “Hobbybusiness” und “Business-Business”.

Unhöflich einen Termin absagen, sagt viel über den Charakter eines Unternehmers aus. Wähle deine Worte demnach weise!

Beim Terminabsagen kann man einiges falsch machen, was sich eventuell später auf dein Business auswirken kann. Unhöflichkeit, wenig Empathie und Kälte können sich im Nachgang negativ auf dein Unternehmen auswirken, vor allem in Nischenmärkten, wie der Coaching-Welt. Glaube mir, man kann nicht alles mit Geld kaufen!

Auch bei dieser augenscheinlich oberflächlichen Kommunikation solltest du einige Punkte beachten, um nicht bei deinem Gegenüber sozial inkompetent zu wirken, und eine mögliche Geschäftsbeziehung zu gefährden.

Ich beziehe mich in diesem Artikel zwar primär auf Geschäftsbeziehungen, doch gilt diese Vorgehensweise auch für Vorstellungsgespräche, Mitarbeiterinterviews, Kick-Offs, Jours fixes usw. also alle Terminarten bei denen tatsächlich Menschen miteinander kommunizieren.

Folgende Worthülsen und Interpretationen solltest du beim Absagen eines Geschäftstermins vermeiden:

“Leider ist mir ein Termin dazwischen gekommen, können wir unseren Termin verschieben?”

Wir beiden wissen: Außer bei einem Familienvorfall kommt kein “Termin dazwischen”. Im Übrigen noch ein kleiner Logik-Hack am Rande: Deine Oma kann nicht zweimal beerdigt werden!

Was sagt derartiges Verhalten über dich aus?

1. Du bist mit jeglichen Terminen überfordert.
2. Du hast dein Unternehmen nicht im Griff.
3. Du spielst Feuerwehr - jeden Tag! Unzuverlässigkeit ist bei dir Hoch im Kurs.
4. Du lügst (vom Gefühl).

“Bezugnehmend auf unseren Termin für den XX.XX.XXXX um X:XX Uhr möchten wir diesen absagen. Bitte um kurze Bestätigung. MfG”

Kurze Information vorweg:

“Bezugnehmend” war schon 1990 nicht “in”.

Ich weiß, dass wir einen Termin haben, ich habe mir entsprechend auch Zeit dafür genommen, ich habe mich vorbereitet und ich habe mich auf den Termin gefreut.

Die Bezugnahme auf diesen Zeitpunkt ist somit nett gemeint, aber offenbar war mir der Termin mehr wert als dir.

Was sagt diese Anfrage über dich aus?

1. Du lebst eindeutig in einer anderen Epoche, als ich.
2. Das nochmalige Aufführen von den genauen Zeitangaben unseres Termins macht dich nicht sympathischer
3. Die “kurze Bestätigung” zeugt von einem möglichen Kontrollwahn
4. Deine Mitmenschen sind dir egal, ich bin dir egal.
5. Du bist bezüglich zwischenmenschlicher und somit auch zwischen geschäftlicher Beziehungen sprunghaft und unsicher.

“Hallo! Leider muss ich unseren Termin aufgrund eines Arzttermins, bei dem mir alle Weisheitszähne gezogen werden und ich deshalb wahrscheinlich für einige Zeit ausfallen werde, nicht wahrnehmen.

Sobald ich wieder fit bin, würde ich mich jedoch wieder melden.

Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten und ich hoffe Sie können das nachvollziehen.

Wir holen das auf jeden Fall nach!

Viele Grüße “

Begründungen in Terminabsagen haben oft trotz einer ehrlichen Absicht nicht den gewünschten Effekt.

Genauso könntest du einfach schreiben “Ich habe keine Lust”. Das wäre ebenfalls ehrlich, jedoch möchtest du vermeiden, dass dein Gegenüber sich schlecht fühlt.

Das Problem hierbei ist aber, dass du dennoch deinem Geschäftspartner Informationen mitteilst, die gegen dich sprechen könnten.

Du solltest entsprechend Begründungen bei einer Absage eines Termins vermeiden, denn das könnte dein Partner über dich denken:

1. Der Arzttermin war doch schon vorher bekannt, du hast einfach keine Lust
2. Die Begründung wirkt ausgedacht, obwohl sie wahr sein könnte
3. Du hast einfach keine Lust auf den Termin
4. Die Priorisierung von unserem Termin ist nicht hoch und abgemachte Geschäftstermine haben für dich keinerlei Relevanz

Begründungen in Terminen zeugen fast immer von keiner hohen Priorität für dein Gegenüber. Geschäftstermine werden somit immer mit der Begründung verglichen, was den Zweck einer Begründung wieder entkräftet.

Im Speziellen verfehlen Entschuldigungen bei Begründungen einer Terminabsage den gewünschten Effekt. Keiner nimmt es dir ab, dass du dich bei der Terminabsage schlecht fühlst und dir das Leid tut.

Jede Begründung geht im Interpretation und Bewertung einher, das kannst du bei deinem Gegenüber nicht beeinflussen. Du musst davon ausgehen, dass eine bestimmte Formulierung in deiner Terminabsage auch immer dem Gegenüber etwas über dich verrät.

Kennst du das Kommunikationsquadrat von Friedemann Schulz von Thun?

Es beschreibt, dass eine Äußerung gleichzeitig vier Botschaften enthält.

• Sachinformation (Worüber informiere ich)
• Selbstkunde (Was zeige ich)
• Beziehungshinweis (was denke ich von dir)
• Appell (was möchte ich erreichen)

Eine “perfekte” bzw. ideale Kommunikation ist hierbei unmissverständlich.

Dieser Idealfall kommt jedoch im Alltag fast nie vor.

Die vier Ebenen (Sachinformation, Selbstkunde, Beziehungshinweis und Appell) beinhalten noch einmal weitere Unterpunkte, die für eine optimale (unmissverständliche) Kommunikation wichtig sind:

Dein Geschäftspartner führt hier eine persönliche Wertung nach folgenden Parametern durch:

1. Ist deine Aussage wahr oder unwahr
2. Ist deine Aussage für das gemeinsame Thema relevant oder irrelevant
3. Ist deine Aussage vollständig oder unzureichend (fehlen Informationen)

Die Sachkunde verrät etwas (gewollt oder ungewollt) über dich.

Kleine Nuancen in der Satzanordnung, den bereitgestellten Informationen oder Zusammenhängen zeigen deinem Gegenüber deine Ängste, deine Gefühle, deine Bedürfnisse usw.

Hier haben alle vier Typen (siehe oben) ihre Hausaufgaben zu machen. Am schwierigsten wird es der “Erklärbär” haben, da dieser durch die Begründungen und Erklärungen noch mehr Informationen über sich preisgibt, als er es eigentlich möchte.

“Was denke ich von dir” könnte auch als “Wie stehe ich zur dir” gedeutet werden.

In dieser Ebene zeigst du den Wert, der dein Gegenüber für dich hat.

Im persönlichen Kontakt werden Mimik und Gestik zur Interpretation verwendet. Also, schaust du deinem Gegenüber in die Augen, was macht deine Mimik, wie ist deine Haltung deinem Partner gegenüber.

Im Kontext der Terminabsage hast du lediglich die Möglichkeit bestimmte Formulierungen zu verwenden. Diese Formulierungen werden von deinem Geschäftspartner verwendet, um die gegenseitige Beziehungsseite zu interpretieren und zu bewerten.

Hierbei hast du nur einige Möglichkeiten, wie deine Terminabsage wahrgenommen werden kann:

1. Wertschätzung und Respekt
2. Respektlos und ohne jegliche Wertschätzung

Überlege dir also schon vorne herein, wie bestimmte Formulierungen auf deinen Geschäftspartner wirken.

"Der Boss” und “Der Roboter” haben es hierbei oft schwer, da sie ihre eigene soziale Kompetenz oft nicht einschätzen können und unnötig dem Anderen zeigen, dass dieser ihnen egal ist.

Eines ist klar: Du möchtest den Termin absagen, ok!

Dein Wunsch (bzw. Appell) ist von Grund auf schon bekannt und für deinen Partner klar ersichtlich, ansonsten würdest du dich nicht an ihn wenden.

Das Problem: Rede nicht um den heißen Brei herum!

Auch hier haben es der Erklärbär bzw. der Chaot schwer die Essenz ihrer Aussage zur formulieren.

Je schneller du auf den Punkt kommst, desto wertschätzender wirkt das auf dein Gegenüber, vor allem im Businesskontext!

Oft hilft es auch hier eine klare Handlungsanweisung mitzugeben, damit dein Gegenüber weiß, wie es nun weitergeht. Auch das zeugt von Respekt und Wertschätzung.

In diesem Abschnitt möchte ich dir einige Absagen zeigen, die so oder so ähnlich bei mir in der Mailbox angekommen sind. Teilweise lustig, teilweise traurig, aber größtenteils unnötig.

Das Kommunikationsquadrat verrät es schon: Du sagst in einer kurzen Absagemail mehr aus, als du eigentlich möchtest.

Folgende Sätze solltest du deshalb bei einer Absage deines Termins nicht verwenden, um deinem Gegenüber nicht respektlos zu begegnen:

• Ich kann wegen eines wichtigen (zwingenden, kurzfristigen...) Termins nicht teilnehmen / muss absagen
• Leider muss ich absagen, weil...
• Es ist leider etwas dazwischen gekommen... (Schade)
• Die entstandenen Unannehmlichkeiten sind zu entschuldigen... (WTF!)
• Aufgrund privater Angelegenheiten...
• Ich kann heute leider doch nicht, da ich...
• Ich storniere den Termin am XX.XX.XXXX...
• Ausgerechnet heute muss ich leider...
• Sorry! Leider muss ich an unserem Termin...
• Es passt leider doch nicht...(was passt denn nicht?)
• Haben wir heute den Termin?...(öhm)
• Ich konnte Sie leider telefonisch nicht erreichen, können Sie mich zurückrufen?... (Einen Rückruf für eine Absage? Klar doch!)

Es gibt sicherlich noch zig andere, die ich hier aufführen könnte, jedoch haben alle eines gemeinsam: Diese Formulierungen zeigen mehr von dir, als du es sicherlich möchtest.

Natürlich kommt es bei der Absage eines Termins auch auf den Umstand drauf an, wie gut man sich schon kennt. Bei einem freundschaftlichen (Business-)Umgang kann man schon einmal eine lockere Floskel verwenden.

Jedoch befindet man sich immer noch in einem unternehmerischen Kontext - trotz persönlichem Umgang.

Selbst bei einem freundschaftlichen Miteinander muss der Respekt bei einer Terminabsage dem anderen gegenüber nicht leiden.

Ok, du hast nun viele Informationen, was du bei einer Terminabsage nicht machen solltest, aber was kannst du stattdessen machen?

Im Lauf der Zeit habe ich mir eine kleine Formel zurecht gelegt, die in den meisten Fällen einen Termin respektvoll absagt.

In einigen besonderen Fällen ist es einfach nicht möglich “perfekt” abzusagen.

Als Beispiel hatte ich 2019 kurz vor einem Kundentermin einen schweren Autounfall auf dem Weg von München nach Augsburg.

Es war ein Totalschaden mit 140 Km/h auf der Autobahn, glücklicherweise nur mit Blechschaden. In dieser Situation ist es dir tatsächlich primär erst einmal “egal”, wie deine Message beim anderen Gegenüber ankommt.

Aber derartige Situationen kommen eben nicht oft vor.

Kommen wir nun aber zu der geheimen “perfekten” Formel einer höflichen Terminabsage.

Diese Formel eignet sich auch für persönliche Zwecke, oder Terminabsagen beim Arbeitgeber. Ich möchte dir jedoch das Ganze an dem Beispiel im Businesskontext aufzeigen.

Es sind ingesamt fünf einfache Schritte, die du brauchst, damit eine Terminabsge auch “richtig” bei deinem Geschäftspartner ankommt.

Nach der kurzen Begrüßung kannst du direkt in ein Danke übergehen.

Beispiel: “Vielen Dank, dass du dir heute für unseren Termin Zeit genommen hast...”

“... ich habe mich auf heute und deine Einladung gefreut...”

“Unglücklicherweise muss ich unseren Termin für heute kurzfristig absagen...”

“Ich habe mir jedoch schon für nächste Woche zwei Termine für dich als Ersatztermin eingetragen:

• Montag, XX.XX.XXXX um 10 Uhr?
• Donnerstag, XX.XX.XXXX um 11:30 Uhr?

Welcher würde dir am besten passen? Falls da nichts dabei ist, gerne einige Alternativen anbieten.

Zu guter Letzt noch positiv auf den nächsten Termin einstimmen:

“Ich bin schon gespannt auf nächste Woche / den nächsten Termin mit dir und freue mich darauf!

Viele Grüße”

Kurz und knapp machst du deinen Geschäftspartner klar, dass der Termin leider abgesagt wird. Durch die klaren Handlungsanweisungen und den positiven Abschluss zeigst du jedoch auch, dass dir nicht nur der Termin, sondern auch dein Gegenüber wichtig sind.

Diese Formel eignet sich mit kreativen Abwandlungen für jegliche Art von Terminabsage.

Zusammengefasst in eine Mail würde das Ganze so aussehen:

Hi Gregor,

vielen Dank noch einmal, dass du dir für heute Zeit genommen hast, um mir einige Informationen über dein Unternehmen zu geben.

Ich habe mich auf heute sehr gefreut und war gespannt, inwiefern dein Unternehmen uns unterstützen könnte.

Unglücklicherweise muss ich für heute unseren Termin kurzfristig absagen.

Ich habe mir jedoch für uns nächste Woche zwei Termine reserviert, vielleicht ist etwas für dich dabei:

• Montag, XX.XX.XXXX um 10 Uhr
• Donnerstag, XX.XX.XXXX um 11 Uhr

Falls hier nichts für dich dabei ist, schlage mir gerne einen Alternativtermin vor.

Ich freue mich und vielleicht schon bis nächste Woche!

Viele Grüße

XXXXX

Du siehst einen Termin abzusagen muss nicht schwer sein. Auch die Textlänge sagt aus, dass du dir Zeit genommen hast und dir dieser Kontakt, bzw. dieser Termin wichtig ist.

Im Übrigen:

Falls du schon jetzt weißt, dass du den Termin absolut nicht wahrnehmen kannst/ möchtest, kannst du auch das offen, ehrlich und respektvoll mitteilen (Sachinformation & Appell!).

Mit z.B. folgender kleinen Anmerkung.

“Leider bin ich aufgrund kurzfristiger interner Termine erst heute dazugekommen mir die Details unseres Termins (falls auf der Homepage erläutert) anzusehen. Ich habe ihr Angebot so verstanden, dass... (Hinweis und Möglichkeit zur Klärung, danach kann man immer noch “Nein” sagen).

Dies passt aktuell nicht in meine Unternehmensstrategie. Ich kann mir jedoch durchaus vorstellen in der Zukunft noch einmal darauf zurück zugreifen und würde mich sehr gerne wieder bei dir melden, sobald sich die Gelegenheit dazu bietet.”

Du gibst deinem Geschäftspartner nicht das Gefühl sich überflüssig die Zeit genommen zu haben, sondern erklärst ihm freundlich die Situation und dass eine gemeinsame Geschäftsbeziehung aktuell nicht passt, jedoch in der Zukunft durchaus interessant wäre.

Zugegeben, bei einer Terminverschiebung fühlst du dich wahrscheinlich weniger schlecht, als bei einer Terminabsage.

Doch auch das Verschieben oder Verlegen eines vereinbarten Termins, ist mit Aufwand für das Unternehmen verbunden.

Und falls du einen Alternativtermin haben möchtest, solltest du dich nicht aufgrund unpassender Formulierungen unbeliebt machen.

Aber wie schreibe ich eine Terminverschiebung?

Du musst ein wichtiges Vorstellungsgespräch absagen, ohne deinen vielleicht zukünftigen Arbeitgeber zu verärgern oder direkt zu Beginn als unzuverlässig eingestuft zu werden?

Ein kleiner “Lifehack” bei der online Terminvereinbarung ist die Nutzung eines automatisierten Buchungssystems.

Der große Vorteil hierbei ist, dass es offensichtlich ein “System” zur Terminvereinbarung ist, somit deine Termine automatisiert gebucht und verarbeitet werden.

Der Teilnehmer geht somit davon aus, dass nicht jeder Termin manuell von dir verarbeitet wird und dass du eine gewisse “Schlagzahl” an Terminen hast.

Praktisch ist das Ganze speziell im Zusammenhang von Erstberatungen oder allgemeinen Beratungsgesprächen zum Kennenlernen.

Diese Terminen sind zwar für dich wichtig, jedoch kann auch hier immer wieder etwas dazwischen kommen.

Gute Plattformen bieten dir hier einen gewissen Grad an Personalisierung bei der Absage von Terminen. Diese werden zwar automatisiert versendet, jedoch macht ein positives Wording hierbei den feinen Unterschied aus.

Wie das Ganze in der Praxis aussieht, kannst du gerne komplett kostenfrei bei uns ausprobieren.

Hier geht es zur kostenfreien Version von orbnet.

Bei der Terminabsage kommt es auf verschiedene Faktoren darauf an, was du wie und auch wann formulierst.

Bitte beachte:

Dein Partner hat sich den Termin in seinen eigenen Kalender eingetragen und nimmt sich für dich Zeit. Er hat somit schon ein kleines Investment in die gemeinsame “Beziehung” getätigt. Bitte nehme dir diesen Umstand zu Herzen und antworte respektvoll und ein wenig demütig bei einer Terminabsage.

Das hilft sicher der gemeinsamen zukünftigen Businessbeziehung und macht dich und dein Unternehmen nahbar und menschlich (Roboter und Boss i look at you!).