Rechnung EU Ausland - Diese Infos brauchst du!

Gelegentlich wirst du deine Dienstleistungen bzw. Produkte als Unternehmer auch in das EU-Ausland bzw. ein Drittland verrechnen. Eine falsche Rechnung ins EU Ausland kann jedoch fatale Folgen für dich haben.

Viele Unternehmer stellen sich beim Thema “Rechnung EU Ausland” immer wieder die gleiche Frage:

Ist das nun Reverse-Charge?

In diesem Artikel behandeln wir im Speziellen das EU-Ausland und dir dortigen Zusammenhänge zwischen B2B, B2C, Umsatzsteuer-ID und auch Reverse Charge.

Hinweis:

B2B = Business To Business

Hier verkauft ein Unternehmer eine Ware bzw. Dienstleistung an einen anderen Unternehmer im In- bzw. Ausland.

B2C = Business To Customer

Hier verkauft ein Unternehmer eine Ware bzw. Dienstleistung an eine Privatperson.

Die Pflichtangaben auf der Rechnung unterscheiden sich im Wesentlichen nicht von den Pflichtangaben auf der Rechnung an einen deutschen Unternehmer bzw. eine deutsche Privatperson. Es gibt jedoch Feinheiten, die man beachten muss.

Eine Standardinlandsrechnung hat folgende Pflichtangaben:

• Dein Name und deine Anschrift
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Die Anschrift deines Kunden
• Eine Rechnungsnummer
• Ein Rechnungsdatum
• Ein Leistungsdatum (wann hast du diese Dienstleistung ausgeführt)
• Was möchtest du verrechnen (Art, Menge, Beschreibung)
• Der Rechnungsbetrag natürlich

Das sind primär die elementaren Pflichtangaben, die jede Rechnung beinhalten muss.

Für die Verrechnung in das europäische Ausland kommt jedoch noch eine Sonderpflichtangabe hinzu: Die Umsatzsteuerrechtliche Behandlung.

Das heißt hier wird definiert und angegeben, wer, also Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger, die Umsatzsteuer abführen muss / soll / darf.

Im Prinzip ist es ein Textzusatz, der auf jede Rechnung in das europäische Ausland mit aufgenommen werden muss.

Hier kommt auch das berühmte "Reverse Charge" ins Spiel bzw. die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft.

Von Reverse Charge spricht man, wenn man eine Ware bzw. Dienstleistung an das EU-Ausland verkauft. Teilweise wird hier neben "Steuerschuldnerschaft" auch das sogenannten "Abzugsverfahren" als Begriff verwendet. Im Prinzip wird mit diesem Hinweis definiert, wer die Umsatzsteuer abführen muss.

Bedeutet zusammengefasst: Wenn ein Unternehmer das Reverse Charge Verfahren bzw. den Textzusatz "Reverse Charge" auf seinen Rechnungen aufführt entrichtet der Leistungsempfänger (bzw. Rechnungsempfänger) in seinem Land die Umsatzsteuer.

Folglich erhält der Leistungsempfänger eine Netto-Rechnung, welche keine Umsatzsteuer ausgewiesen hat.

Normalerweise ist bei deutschen inländischen Rechnungen immer der Leistungserbringer zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet.

Hinweis:

Auch hier gibt es "Sonderregelungen" (Stichwort: "Kleinunternehmertum §19").

Bei Reverse-Charge ist jedoch der Leistungsempfänger dazu verpflichtet die Umsatzsteuer korrekt abzuführen.

Der große Vorteil bei Reverse Charge ist, dass der Leistungserbringer sich extrem viel Zeit spart, da die gesamten steuerrechtlichen Vorgänge nicht beim Finanzamt gemeldet werden müssen.

Das Finanzamt hat aber auch einen kleinen Vorteil: Der Steueranspruch muss lediglich im eigenen Land, nicht aber im Ausland (teilweise sehr umständlich), nachverfolgt und vollstreckt werden.

Vorsicht:

Neben dem Reverse Charge Hinweis sollte deine Rechnung unbedingt auch die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers enthalten.

Bei der Rechnungsstellung ins EU-Ausland kommt es auf einige Einzelheiten an, wann eine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und wann nicht. Hierbei spielt die Art des Rechnungsempfängers, also Privatkunde oder Unternehmenskunde, sowie die Art der Leistung (Dienstleistung oder Warenlieferung) eine Rolle.

Hinweis:

Seit der Änderung der Umsatzsteuer von 19% auf 16% im Juili 2020 haben Unternehmer zwei weitere Merkmale im Fokus: Den sogenannten Leistungsort, also wo die Ware bzw. Dienstleistung geliefert, bzw. erbracht worden ist und den sogenannten Leistungszeitraum, also wann du deine Dienstleistung bzw. Warenlieferung erbracht hast.

Aber wo genau liegen nun die Unterschiede zwischen einer Warenlieferung bzw. einer Dienstleistung bei Privatpersonen bzw. Unternehmern?

Wenn deine Dienstleistung in Deutschland erbracht wird, dann musst du bekannterweise die Umsatzsteuer ausweisen und auch abführen. Wie schaut es aber bei ausländischen Privatpersonen aus?

Beispiel:

Du führst als Coach, Berater oder Trainer ein Coaching bei deinem Coachee in Deutschland durch (egal, ob vor Ort oder digital). Deine Rechnung enthält somit die Umsatzsteuer.

Wenn deine Dienstleistung im EU-Ausland an eine Privatperson erbracht wird, gilt das gleiche Prinzip: Deine Rechnung muss die Umsatzsteuer enthalten.

Wenn du deine Dienstleistungen an innereuropäische Unternehmen entrichtest, gibt es einiges zu beachten.

Ist dein Geschäftspartner Regelunternehmer?

Falls ja, dann ändert sich der Leistungsort in das Zielland der Dienstleistung. Deine Dienstleistung wird somit im Ausland erbracht und du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Dein Geschäftspartner muss die Umsatzsteuer nun im eigenen Land selbstständig abführen.

In diesem Fall greift das schon oben erwähnte "Reverse Charge" Verfahren zur Steuerschuldumkehr und du musst den Texthinweis "Reverse Charge" auf deiner Rechnung eintragen.

Bitte vergesse in diesem Zuge auch nicht die Umsatzsteuer-ID deines Geschäftspartners, als Information, mit auf die Rechnung zu schreiben.

Ist dein Geschäftspartner Kleinunternehmer im Ausland?

Da der ausländische Kleinunternehmer ähnlich wie der ausländische Privatkunde behandelt wird, kannst du hier auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen.

Wenn du Waren, also tatsächlich physische Warentypen, in das Ausland lieferst, gibt es ebenfalls einige Dinge zu beachten. Zusätzlich spricht man bei innereuropäischen Warenlieferung von sogenannten "innergemeinschaftlichen Lieferungen", die der deutschen Zollkontrolle unterliegen.

Bei einer Warenlieferung an eine Privatperson ist es ähnlich, wie bei der Dienstleistung: Du erstellst eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer.

Auch bei einer Warenlieferung an innereuropäische Unternehmen kommt es ebenfalls auf den "Status" des Unternehmens an.

Ist dein Geschäftspartner Regelunternehmer?

Falls ja, dann gilt die "innergemeinschaftliche Lieferung", bedeutet für dich und deine Rechnungsstellung: Du musst die Umsatzsteuer nicht ausweisen. Auch hier gilt das Reverse Charge verfahren.

Hier solltest du ebenfalls die Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers in deine Rechnung einfügen, sowie einen Hinweistext.

Dieser könnte lauten: "Innergemeinschaftliche Lieferungen sind steuerbefreit".

Zudem solltest du weitere Nachweise zur Lieferung aufheben, z.B. Lieferscheine, Speditionspapiere, Empfangsbestätigungen etc.

Zusätzlich musst du in einem bestimmten Zeitraum (meistens quartalsweise) ein Nachweis über die gesamten innergemeinschaftlichen Lieferungen an das Finanzamt erbracht. Bitte beachte, dass für diesen Nachweis die Lieferungen an Privatpersonen nicht gezählt werden müssen.

Ist dein Geschäftspartner Kleinunternehmer im Ausland?

Da der ausländische Kleinunternehmer ähnlich wie der ausländische Privatkunde behandelt wird, kannst du hier auf deiner Rechnung die Umsatzsteuer ausweisen.

Solltest du Warenlieferung in das EU-Ausland durchführen wird das für dich zuständige Finanzamt ebenfalls weitere Nachweise von dir verlangen.

Dazu gehört die sogenannte "zusammenfassende Meldung" an das Finanzamt.

Diese Meldung enthält weitere Angaben und Informationen, die das Finanzamt braucht, um die Umsatzsteuerabfuhr im Empfangsland prüfen zu können.

Weitere Informationen hierzu erhältst du direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (hier klicken).

Folgende Angaben werden für eine zusammenfassende Meldung benötigt:

• Umsatzsteuer-ID von dir und deinem Kunden
• Meldezeitraum
• den gesamten Umsatz, der innerhalb des Meldezeitraums durch innergemeinschaftliche Lieferungen generiert wurde

Bei der Gewerbeanmeldung wird für dich von dem dir jeweiligen zuständigen Finanzamt nach einiger Zeit eine Steuernummer zugewiesen.

Die Steuernummer besteht aus einer Zahlenreihe, z.B. 123 / 123 / 1234 9.

Die erste Zahlenreihe ist eine Identifikationsnummer deines Finanzamtes. In dem Fall "123"

Die zweite Zahlenreihe bestimmt deinen persönlichen Bereich (bzw. die Bezirksnummer), z.B. Buchstaben "F-G", in denen du beim jeweiligen Finanzamt gelistet wird. In diesem Fall ist es "123".

Die letzte Zahlenreihe "1234" bestimmt deine persönliche Identifikation unter du in dem Bereich beim Finanzamt geführt wirst.

Die letzte Zahl "9" stellt eine Prüfziffer dar.

Neben dieser eindeutigen Steuernummer in Deutschland gibt es noch die Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz. USt-ID.

Diese wird separat beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt.

Die Umsatzsteuer-ID wird benötigt, wenn du Waren bzw. Dienstleistungen außerhalb von Deutschland verrechnest. Solltest du also planen ein Coaching-Business aufzubauen, wirst du mit großer Sicherheit eine Umsatzsteuer-ID benötigen.

Wir empfehlen grundsätzlich eine Umsatzsteuer-ID gleich mitzubeantragen, damit bist du für die Zukunft, zumindest bezüglich der Verrechnung, abgesichert.

Wie schon erwähnt erhältst du die Umsatzsteuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuer (kurz BZSt). Du kannst diese ganz einfach online auf der Website des BZSt beantragen.

Du kannst die Umsatzsteuer-ID somit direkt bei der Gründung bei deinem zuständigen Finanzamt beantragen. Hierzu gibt es ein entsprechendes Feld im Antrag.

Die Umsatzsteuer ID gilt europaweit. Jeder Mitgliedstaat vergibt den jeweiligen Unternehmen eine länderspezifische Umsatzsteuer-ID. Diese wird benötigt für:

• Die Kommunikation mit dem Finanzamt
• Für die Abrechnung von Dienstleistungen und Warenlieferung innerhalb der europäischen Union, sowie mit sogenannten "Drittländern", also dem europäischen Ausland.
• Sie ist vergleichbar mit der "VAT-ID".
• Bei Verrechnungen können beide Geschäftspartner (Rechnungssteller und Rechnungsempfänger) eindeutig identifiziert werden.

Sobald du eine Rechnung in das europäische Ausland stellst muss dir der Rechnungsempfänger seine VAT-ID oder Umsatzsteuer-ID mitteilen. In der Praxis wirst du oft selbst nach dieser Nummer fragen müssen, da Unternehmen dies oft im Trouble der Auftragserteilung vergessen.

Durch diese Umsatzsteuer-ID hast du gleichzeitig die Gewissheit, dass das Unternehmen mit dem du Geschäfte machst, eben keine Privatperson ist. Die hier andere Rechnungsstellungsregeln gelten.

Du siehst, dass eine korrekte Rechnungsstellung in das eurpäische Ausland von vielen Faktoren abhängt.

Es kommt immer wieder vor, dass du im Trouble des Alltags hier und da etwas vergessen könntest.

Mit diesem Guide hast du einen sicheren Infopoint, der stetig aktualisiert wird. Es lohnt sich hier immer wieder vorbeizuschauen, wenn du dir unsicher sein solltest.

Solltest du die gesamte Rechnungsstellung jedoch automatisieren wollen und dich endlich auf dein Business zu fokussieren, kannst du gerne einmal orbnet in einer kostenfreien Version ausprobieren.

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Wir kümmern uns dabei eigenständig, um die korrekte Rechnungserstellung.