All in one Guide: Nie wieder Fehler beim Rechnung erstellen!

Erfahre alles zum Thema Rechnung erstellen und hole dir unsere kostenlosen Downloads. Von Auslandsrechnungen, über Kleinunternehmerrechnung, bis hin zu allen Pflichtangaben.

Was ist eine richtige Rechnung eigentlich? Im Grunde ist eine korrekt erstellte Rechnung ein Dokument für deinen Kunden, welche alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Nur dann akzeptiert auch das Finanzamt deine Rechnung und erkennt deine Dienstleistung als solche an.

Gibt es wirklich eine Pflicht zur Rechnungsstellung? Ja. Und die wird sogar in Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Heißt:

Als Unternehmer bist du in der Pflicht, binnen 6 Monate eine Rechnung für deine erbrachte Leistung zu erstellen. Wenn es um andere Unternehmen oder juristischen Personen geht, also um Vereine oder um eine GmbH.

INFO: Der Paragraph 14 UStG definiert die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen und gibt vor, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen. § 14a regelt zudem den Umgang mit der Umsatzsteuer, wenn der Leistungsempfänger im Ausland sitzt. In § 14b geht es um die Aufbewahrung von Rechnungen, also um die ordnungsgemäße Archivierung oder elektronische Aufbewahrung. § 14c regelt die korrekte Vorgehensweise, wenn ein höherer Steuerbetrag oder ohne Berechtigung ein gesonderter Steuerbetrag ausgewiesen wird.

Zur Rechnung nicht verpflichtet bist du, wenn du eine Leistung einer Privatperson gegenüber erbringst. Es sei denn, es handelt sich um steuerpflichtige Werklieferungen.

Ebenso nicht in der Pflicht bist du, wenn du das Reverse-Charge-Verfahren (dazu später mehr) anwendest. Auch dann bist du nicht der Steuerschuldner, sondern das Unternehmen, der die Leistung erhalten hat.

Im Grunde musst du mit einer Rechnung klar und deutlich machen, was du für eine Summe an Geld für deine erbrachte Leistung bekommst. Ein freundliches Anschreiben gehört natürlich ebenso mit zu einer korrekt geschriebenen Rechnung, wie sämtliche Pflichtangaben, ohne die eine Rechnung ungültig wäre.

Seit dem Jahr 2017 gilt die GoBD, sowie sämtliche Vorschriften daraus. An diese musst du dich immer halten. Lies hierfür unseren großen aktualisierten GoBD Leitfaden und erfahre alles zu den aktuellen Vorschriften.

Lies hierfür gerne unseren weiterführenden Artikel zum Thema “Mahnung schreiben“. Grob erklärt folgt auf eine nicht bezahlte Rechnung eine freundliche Zahlungserinnerung. Wird diese ebenfalls ignoriert, kannst du es mit einer letzten Mahnung versuchen.Sollten auch deine Mahnungen ins Leere laufen, so kannst du dich mit dem Thema Inkasso beschäftigen und auf diese Weise an dein Geld kommen.

Kleine, große und mittelständische Unternehmen nutzen immer häufiger praktische Software zur Erstellung von Angeboten, Mahnungen oder Rechnungen. Wenn du nicht jedes Mal und bei jedem Kunden erneut ein neues Dokument oder eine Rechnung erstellen willst, können diese Tools unglaublich viel Zeit sparen.Auch wir von orbnet haben uns die Frage gestellt, wie sich der typische Buchhaltungsprozess in Unternehmen vereinfachen und damit Zeit sparen lässt. Somit bietet sich orbnet an, seine komplette Buchhaltung über eine Cloud Software abzuwickeln.

Deine Vorteile als Unternehmer mit orbnet:

• Rechnungen erstellen in weniger als 15 Sekunden
• Angebote und Mahnungen schreiben ohne Aufwand
• Integration deines Unternehmens-CI auf deinen Dokumenten
• automatischer Kontenabgleich und Erinnerungsfunktion bei Zahlungsrückständen
• Steuerberater-Zugriff für deinen Online Steuerberater

Egal, ob du eine Rechnung schriftlich erstellst oder eine Online Rechnung schreiben möchtest, folgende Angaben müssen auf jeder Rechnung enthalten sein. Möchtest du im Bereich Pflichtangaben nähere Informationen, lies hierfür unseren Beitrag zum Thema. Hier aber noch einmal eine Übersicht, bzw. Checkliste!

1. Rechnungssteller & Rechnungsempfänger mit vollständigem Namen, der Anschrift und natürlich den Unternehmensnamen
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer mit Zahlen für die Identifizierung (Beispiel: R1421)
5. Menge & Artikelbezeichnung
6. Leistungs- und Lieferdatum
7. genauer Rechnungsbetrag ohne Steuersatz (netto)
8. Steuersatz in % und Euro
9. zu zahlender Gesamtbetrag
10. falls nötig Grund zur Steuerbefreiung (Beispiel Kleinunternehmer)
11. Rabatte oder Skonto
12. Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen

Einige freiwillige Angaben auf einer Rechnung machen durchaus Sinn, da sie die Zahlungsbereitschaft erhöhen und dazu beitragen, dass deine Kunden ihre Rechnung schneller begleichen.

Dazu gehören etwa persönliche Kontaktdaten, wie deine Telefonnummer oder Mail-Adresse. Auch deine Bankdaten könntest du noch einmal gesondert im Rechnungstext erwähnen, nicht nur in der Fußzeile deiner Rechnung.

Ebenso könntest du Zahlungsfristen erwähnen, auch wenn eine Rechnung grundsätzlich sofort fällig ist. Im Verzug ist dein Kunde dann nach automatisch nach 30 Tagen. Nennst du eine konkrete Frist, so kannst du direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, sobald diese überschritten wurde.

Tipp: Deine Rechnungen müssen nicht von dir per Hand unterschrieben werden, da Rechnungen generell keine Unterschrift brauchen. Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen beläuft sich auf 10 Jahre und ganz wichtig: Lass deine Rechnungen von einem Steuerberater prüfen, sodass du keinen Ärger mit deinem zuständigen Finanzamt bekommst. Oder nutze die rechtskonformen Rechnungsvorlagen von orbnet.

Jede Rechnung enthält 1-2 Sätze, in denen du dich für die Beauftragung deiner Dienstleistung bedankst und ihm deine Rechnung “übergibst“. Du kannst hier folgende Beispielformulierungen für deine Rechnung verwenden, wenn du möchtest:

“Vielen Dank für Ihren Auftrag! Für unsere Leistungen stellen wir Ihnen folgenden Betrag in Rechnung. Mit der Bitte um Zahlung bis 24. Mai 2022.“

“Wir bedanken uns für die erfolgreiche Zusammenarbeit und berechnen Ihnen folgende Leistungen, mit Bitte um Überweisung zum 13. Februar 2022.“

“Es freut uns, dass Sie sich für unser Angebot entschieden haben. Bei Zahlungseingang bis spätestens 04. August 2022, können wir unsere Leistungen wie vereinbart erbringen!“

Übrigens: Du kannst auch am Ende deiner Rechnung freundliche Worte finden, wenn du möchtest:

“Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und würden uns über eine weitere Zusammenarbeit freuen, ebenso wie über Ihre Weiterempfehlung!“

“Waren Sie zufrieden mit unseren Leistungen? Wenn nicht, sagen Sie es uns. Wenn ja, empfehlen Sie uns gerne weiter!“

Als Kleinunternehmer, der nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) tätig ist, genießt du gewisse Vorteile. Einer davon ist die vereinfachte Rechnungsstellung per Kleinunternehmerrechnung. Die wichtigsten Fakten fassen wir dir hier noch einmal zusammen, da wir zur Kleinunternehmer Rechnung ebenfalls einen gesonderten Artikel geschrieben haben.

Die Kleinunternehmer Regelung greift, wenn du im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Gesamtumsatz und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro erwirtschaftet hast.

1. Die Kleinunternehmerregelung bezieht sich nicht auf den Gewinn, sondern auf deinen Umsatz.
2. Auf deiner Kleinunternehmer Rechnung fehlt lediglich die Berechnung der Umsatzsteuer, alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich.
3. Du bist verpflichtet einen Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung auf deiner Rechnung zu vermerken.

INFO: § 19 UStG Formulierungsbeispiel: “Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“

Beispielsweise nutzt du Microsoft Excel und wählst hieraus eine passende Vorlage. Oder du gehst in Microsoft Word und suchst dir dort eine Vorlage zur Rechnungsstellung. Auch findest du ein paar kostenfreie Rechnungsgeneratoren im Internet, die du nutzen kannst.

INFO: All diese Möglichkeiten zur Rechnungserstellung bieten dir aber keine Sicherheit bezüglich der GoBD, an die du dich als Unternehmer halten musst.

Angesichts dessen stellen wir dir die rechtssichere Lösung von orbnet einmal genauer vor.

Wenn du orbnet einmal komplett testen willst, registriere dich einfach auf unserer Seite kostenlos.

Wichtig: In der Free-Version nach Ablauf deiner Testphase ist die Option Rechnung schreiben weiterhin inbegriffen. Wenn du also nicht mehr als 5 Rechnungen pro Monat schreibst, ist orbnet für dich in diesem Bereich weiterhin kostenlos nutzbar.

In deinem Dashboard findest du verschiedene Vorlagen und kannst nun kostenlos eine Rechnung erstellen, indem du auf +NEU klickst.

Tipp: Wenn du in deinem Dashboard auf “Übersicht“ gehst, findest du dort all deine erstellten Dokumente sortiert und aufbereitet für deinen Steuerberater wieder.

Sämtliche Angaben, die du auf deiner Rechnung machen musst, findest du komplett vollständig jetzt vor dir.

• wähle den vorab angelegten Kunden aus deiner Kundenverwaltung
• trage den Leistungszeitraum und das Rechnungsdatum ein
• lege fest, bis wann die Rechnung beglichen werden muss
• füge einen Einleitungstext (passende Formulierungen findest du oben) fest
• kreiere einen Abschlusstext
• wähle deinen Rechnungstyp (zum Beispiel Kleinunternehmer)
• definiere eine Zahlungsart

weiter geht's...

Du kannst jetzt direkt darunter Angaben zum Empfänger machen oder zusätzliche Angaben einfügen. Im Bereich “optionales“ kannst du etwa entscheiden, ob und wie viel Skonto du gewährst.

und dann...

Klappe das Feld “Rechnungspositionen“ auf und trage sämtliche Daten für deine Berechnung ein. Gib die Menge, Einheit, deinen Nettopreis, die MwSt. und natürlich die Angaben zur Artikelnummer etc. ein.

Wow, wie simple, in nur 15 Sekunden hab ich meine fertige Rechnung erstellt? Ganz genau:

Gehe jetzt auf “Rechnung abschließen“ und finde deine fertig erstellte, zu 100 % rechtskonforme Rechnung vor dir. Du kannst dir an dieser Stelle noch ein paar Notizen zur Rechnung machen und dann deine Rechnung abschließen.

INFO: Ach ja, orbnet versendet auch mit einem Klick deine Rechnung an deinen Kunden. Ist dieser im Zahlungsverzug, so erinnert dich orbnet daran und du kannst ebenso simple Mahnungen erstellen. Nutze auch gerne den automatischen Kontoabgleich von orbnet oder entdecke einfach die vielen weiteren Möglichkeiten, die dir die praktische Software für Dienstleister von orbnet bieten.

Solltest du als Dienstleister, Rechnungen an Bundesministerien oder Verfassungsorgane senden müssen, so benötigst du dafür eine so genannte E-Rechnung. Also eine Art der Rechnungsstellung, die für Dienstleister verpflichtend ist, wenn sie etwa an Ministerien oder Kommunen abrechnen.

Da wir natürlich auch hier bereits in einem gesonderten Artikel auf die E-Rechnung eingegangen sind und dieser auch inhaltlich noch aktuell ist, verlinken wir dir diesen hier und fassen das Wichtigste hier einmal zusammen:

1. Die europäische Richtlinie 204/55/EU (16.04.2014) beschreibt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (dem sogenannten E-Invoicing). Die zugrundeliegende EU-Norm ist EN 16931.
2. Technisch gesehen ist eine E-Rechnung ein besonderes PDF-Format, das sogenannte PDF/A3-Format, mit zusätzlichen Strukturdaten im XML-Format.
3. Die deutsche Antwort auf die E-Rechnung ist die XRechnung, der deutsche Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.
4. ZUGFeRD ist eine Spezifikation für elektronische Rechnungen und steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.
5. orbnet erstellt dir alle Rechnungen im Zugpferd-Format, sodass du hier auf jeden Fall auf der sicheren Seite bist.
6. Die gesamte Implementierung und steuerrechtliche Konformität wird von orbnet deiner Online Buchhaltung übernommen.

Du siehst, das Ganze ist ein wenig komplex - mit orbnet ist es allerdings kinderleicht. Fall du also zur E-Rechnung verpflichtet bist, probiere orbnet doch mal kostenlos aus.

Es gehört inzwischen in jeder Branche dazu, auch Rechnungen ins EU Ausland zu versenden. Beispielsweise schreibst du hin und wieder eine Rechnung in die Schweiz oder rechnest nach Österreich ab. Das ist natürlich völlig legitim, musst allerdings ein paar Dinge beachten. Machst du es nämlich falsch, drohen dir dramatische Folgen.

Im Grunde kannst du dich zunächst an den Pflichtangaben der normalen deutschen Rechnung orientieren:

• Name und Anschrift deiner Firma und der Empfängerfirma
• Steuernummer und Steuer-ID
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Art, Menge und Beschreibung deiner Leistungen
• Rechnungsbetrag

Das bleibt also alles gleich. Geht deine Rechnung jetzt aber ins europäische Ausland, kommt eine Sonderpflichtangabe hinzu. In dieser stellst du klar, dass der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer abführen muss. Dabei fügst du einen zusätzlichen Text in deiner Rechnung hinzu und an dieser Stelle kommt das bekannte “Reverse Charge“ ins Spiel. Heißt, die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft.

Im Klartext heißt das, dass der Leistungsempfänger in seinem Land die Umsatzsteuer entrichten muss. Du verschickst also eine Nettorechnung. Für dich ist das gar nicht kompliziert, denn du sparst dir Zeit und Aufwand, da du sämtliche steuerrechtliche Vorgänge nicht beim Finanzamt melden musst.

Wenn du nun den Unterschied zwischen einer EU-Auslandsrechnung an Unternehmer und Privatperson wissen willst, folge unserem gesonderten Artikel zur Auslandsrechnung und erfahre dort mehr.

Dein Kunde spricht Englisch, du bist aber ein deutsches Unternehmen? Generell bist du auf gar keinen Fall dazu verpflichtet, hier kundenfreundlich zu agieren. Zumal bei der Rechnungsstellung immer die Amtssprache des jeweiligen Finanzamtes gilt.

Da du aber deinem Kunden freundlich gestimmt bleiben willst, kannst du natürlich auch eine englische Rechnung verfassen. und auch das Finanzamt erkennt einige Grundbegriffe beim Schreiben von englischen Rechnungen oder anderen buchhalterischen Belegen an.

Wichtig: Erstelle deine Rechnung in Englisch und in Deutsch, also in doppelter Ausführung. Es kann schon sein, dass dein Finanzbeamter lieber eine deutsche Rechnung hätte. Heißt, du übersetzt alle deutschen Pflichtangaben.

Ansonsten kannst du Einleitungssätze oder andere Ansprachen jetzt auf Englisch verfassen. Wir haben dir eine Reihe Formulierungsbeispiele in unserem Artikel “Rechnung auf Englisch schreiben“ aufgelistet. Ebenso erhältst du dort zahlreiche weitere Tipps sowie eine Auflistung aller Pflichtangaben auf deiner englischen Rechnung.

Eine Rechnung zu schreiben, sollte in einem gut geführten Unternehmen kein großer zeitlicher Aufwand sein. Solltest du dir noch kein gutes Programm dafür zugelegt haben, so teste die orbnet Software kostenfrei und unverbindlich. Falls du nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben, so kannst du auch dauerhaft die Free-Version von orbnet nutzen.

Generell ist es wichtig, dass du dich an gewisse rechtliche Vorschriften hältst, damit das Finanzamt später nichts zu beanstanden hat. Egal, ob Auslandsrechnung, E-Rechnung oder Kleinunternehmerrechnung - wenn du dir die wesentlichen Faktoren dieser Rechnungen verinnerlicht hast und ein gutes Programm nutzt, kann nichts mehr schiefgehen.

Lies dir zum Thema Rechnung schreiben gerne unsere weiterführenden Blogartikel durch und erhalte jeweils weiterführende Informationen. Hier noch einmal ein Überblick:

• Rechnung ins EU-Ausland schreiben
• Kleinunternehmer Rechnung
• E-Rechnung alle Informationen
• Pflichtangaben einer Rechnung

Am einfachsten und schnellsten geht das Rechnung erstellen mit einem guten Buchhaltungsprogramm. Orbnet bietet dir neben passenden und individualisierbaren Vorlagen mit sämtlichen Pflichtangaben zahlreiche weitere Funktionen, die deinen Businessalltag erleichtern.

Generell musst du dich an bestimmte Pflichtangaben halten, die auf jeder Rechnung verpflichtend sind. Muss eine Rechnung ins EU Ausland gestellt werden, so darf der Reverse Charge Hinweis nicht fehlen. Und auch bei Kleinunternehmerrechnungen muss der passende Paragraph enthalten sein.

Zu den gängigen Pflichtangaben gehören Name und Anschrift deiner Firma, sowie die Angaben zum Leistungsempfänger. Entsprechend folgen die Angaben zu Art, Menge und Preis. Je nachdem muss auf der Rechnung der Netto- sowie Bruttobetrag ausgewiesen sein. Ebenso die USt-IdNr. und Steueridentifikationsnummer, die du bei deinem Finanzamt bekommst.

Grundsätzlich ja. So kannst du etwa als Freiberufler oder als Privatperson eine Rechnung ausstellen.

Ja, und zwar im Falle der Kleinbetragsrechnung. Als Kleinbetragsrechnung zählen Rechnungen über geringfügige Beträge bis einschließlich 250 Euro. Hier müssen Sie keine Steuernummer ausweisen.

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, Rechnungen entsprechend den Vorgaben in §§ 14,14a UStG zu erteilen, wenn er eine im Inland steuerbare Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbringt.

Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. auf der Rechnung ist ein wichtiges Kriterium. Fehlt diese, so scheidet der Vorsteuerabzug zunächst aus.

Verstöße gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen können zu Bußgeldern in unterschiedlicher Höhe führen. Die Bußgelder reichen von 500 EUR bis zu 5.000 EUR.