Der große neue GoBD Leitfaden für Unternehmer inklusive Checkliste

Erfahre alles zum Thema GoBD in unserem Ratgeber und lade dir am Ende unsere praktische Checkliste herunter. Wir zeigen dir, worauf es bei der Einhaltung der GoBD ankommt, welche Inhalte die aktuelle Neufassung beinhaltet und wie die Vorgaben in der Praxis anzuwenden sind. Damit auch du die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verstehst und für dich nutzen kannst.

Definition GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Unternehmer müssen sich bei ihrer Buchhaltung und vor allem bei der Rechnungsstellung an die Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen halten. Es gibt verschiedene Grundsätze, die dabei beachtet werden müssen – insbesondere die GoBD.

Diese ist bereits am 1. Januar 2015 in Kraft getreten und sorgt unter anderem dafür, dass Daten nicht manipuliert werden können.

Bei der GoBD handelt es sich in erster Linie um eine Verwaltungsanweisung des BMF. Darin werden Unternehmern Vorschriften in Sachen IT-geschützter Prozesse gemacht. Im Grunde handelt es sich um eine Zusammenstellung gesetzlicher Grundlagen, welche schon seit Ewigkeiten gültig sind. Das meiste dürfte dir bekannt sein.

Aktuelle Änderungen mit Gültigkeit seit Anfang 2020 aufgrund der Digitalisierung vielleicht aber noch nicht. So geht es also später auch um die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen innerhalb eines Unternehmens.

Die GoBD legen also die Anforderungen an die Buchhaltung und die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten (auch in Papierform) fest – unter Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Seit 2015 gelten die GoBD und sorgen unter anderem dafür, dass Daten nicht manipuliert werden.

Alle Unternehmer, die Rechnungen erstellen, sind verpflichtet, die GoBD einzuhalten. Sie gelten auch bei digitalen Aufzeichnungen von Bareinnahmen – mit Kassensystemen, PC-Kassen oder Taxametern.

Egal, ob du deine Rechnungen mit Hilfe von PC-Kassen, PC-verbundenen Registrierkassen oder weiteren Kassensystemen erstellst, die die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnungen erfüllen, bist du verpflichtet diese Regelungen einzuhalten.

Kleinunternehmer, Freelancer, Berater, Coaches & Co., die momentan noch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, müssen die Regelungen einhalten, wenn Sie elektronische Buchhaltungssysteme einsetzen (dazu gehört ebenfalls die elektronische Auftragsverwaltung) oder steuerlich relevante Unterlagen erzeugen.

Dazu gehört nicht das Schreiben einer Rechnung in Word, Excel etc., da die Dokumente in diesem Fall nachträglich abgeändert werden können.

INFO: Die Regelungen aus der GoBD gelten für alle Unternehmensarten. Es ist also egal, ob du als Unternehmer bilanzieren musst oder lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, erstellst.

Alle Bücher und Aufzeichnungen eines Unternehmers nach steuerlichen und außersteuerlichen Vorschriften, sind von der Regelung betroffen.

Folgende weitere Vorschriften können ein Unternehmen ebenfalls zur Einhaltung der GoBD verpflichten:

• Einkommenssteuergesetz (EStG)
• Abgabenordnung (AO)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Aktiengesetz (AktG)
• GmbH-Gesetz (GmbhG)
• Apothekenbetriebsordnung
• Fahrlehrergesetz
• Gewerbeordnung
• Kreditwesengesetz
• Versicherungsaufsichtsgesetz

Betroffen sind das gesamte Datenverarbeitungssystem, inklusive aller Vor- und Nebensysteme oder Schnittstellen. Egal welcher Größe. Sobald die Hard- und Software Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, werden die Regelungen aus der Verordnung für das Unternehmen gültig.

Beispiele für DV-Systeme im Sinne der GoBD:

• Finanzbuchführungssysteme
• Kassensysteme
• Warenwirtschaftssysteme
• Geldspielgeräte
• elektronische Waagen
• Zahlungsverkehrssysteme
• Zeiterfassung
• Archivsysteme
• DMS-Systeme
• Materialwirtschaftssysteme
• Lohnbuchhaltungssysteme

Du allein als Unternehmer bist für die Einhaltung der GoBD verantwortlich. Also immer der Steuerschuldner.

Übrigens wird das Finanzamt dir keine Aussage darüber machen, inwiefern deine Hard- oder Software GoBD konform ist. Auch Zertifikate oder Ähnliches deines Anbieters garantieren dir gar nichts. Tatsächlich solltest du hier alle Augen offenhalten und dir unseren Artikel inklusive aller Inhalte zu Herzen nehmen.

Wer die Vorschriften umgehen will oder sich nicht daran hält, der könnte - wenn auch manchmal erst Jahre später - mit unangenehmen Folgen in Berührung kommen.

Stellen Wirtschaftsprüfer einen “formellen Mangel” fest, so kann es im schlimmsten Fall zu einer Steuerprüfung kommen, sofern nötige oder fehlende Unterlagen nicht glaubwürdig nachgereicht werden können. Und das kann dem Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Im Zusammenhang mit der GoBD taucht der Begriff Ordnungsmäßigkeit immer wieder auf. Und auch der Grundsatz der Unveränderbarkeit spielt eine wichtige Rolle sowie die Aspekte der Datenzugriffsrechte.

Egal, ob in Papierform oder digital - Deutsche Betriebsprüfer können mit Unordnung nichts anfangen, bzw. prüfen. Für die korrekte Verarbeitung von Belegen oder Digitalisierung von Belegen, hat der Gesetzgeber Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung veröffentlicht und folgende Grundsätze der GoBD aufgestellt.

Es gelten die Grundsätze der

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Wahrheit, Klarheit und fortlaufender Aufzeichnung
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitgerechtheit (zeitnahe Erfassung)
• Ordnung
• Unveränderbarkeit

Welche Regeln gelten also im Detail nun für Unternehmer?

1. Die Verarbeitung einzelner Geschäftsvorfälle und erforderliche Aufzeichnungen müssen nachprüfbar und nachvollziehbar sein. Gültig ist das auch für angewandte Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren. Einfach zu erreichen ist dieser Grundsatz mit einer digitalen Belegerfassung.
2. Alles, was du aufzeichnest, muss wahr und fortlaufend erledigt worden sein. Heißt, deine Rechnungsnummer entsprechen den Ziffern 1231, 1232, 1233 etc.
3. Aufgrund der Einzelaufzeichnungspflicht musst du alle Geschäftsvorfälle lückenlos und vollzählig aufzeichnen.
4. Du darfst in deiner Buchführung auf keinen Fall lügen - alle Geschäftsvorfälle sind so passiert, aufgezeichnet und können belegt werden.
5. Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen - spätestens - aufgezeichnet werden. Kassenein- und Kassenausgaben müssen täglich erfasst werden. Schlagwort zeitgerechte Buchung!
6. Halte Ordnung in allem, was du tust. Geschäftliche Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt oder aufbewahrt werden. Achte auf ein System, gestalte alles übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar. Negativ-Beispiel: Alle Belege in einen Karton werfen. Sortiere deine Belege beispielsweise nach Datum, dann nach Sachgruppen, nach Kontenklassen oder einfach alphabetisch.
7. Eintragungen und Aufzeichnungen dürfen nicht mehr verändert werden. DV Verfahren müssen so Anwendung finden, dass sich Informationen nicht mehr unkenntlich machen, löschen, ändern oder verfälschen lassen.

Steuerpflichtige unterliegen der Mitwirkungspflicht. Zudem finden sich hier eindeutige Regelungen, die schon seit Langem für alle Unternehmer/innen gelten. Die Kosten des Datenzugriffs sind dabei selbst zu tragen.

Nach 103 ff. der GoBD müssen Datenverluste und unberechtigte Eingaben oder Veränderungen verhindert werden. Es empfiehlt sich daher unbedingt ein guter Virenschutz, eine Firewall, eine Datensicherung sowie ein Passwortmanagement zu führen. Kümmere dich unbedingt um ein internes Kontrollsystem, welches unberechtigte Zugriffe verhindert.

INFO: Oftmals besteht ein Schnittstellenproblem innerhalb der Unternehmen. Das BMF stellt aus diesem Grund ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung zur Verfügung.

Die Aufbewahrungspflichten sind unlängst bekannt und auch die gefürchtete Betriebsprüfung behält jeder Unternehmer immer im Hinterkopf.

Wichtig zu wissen ist, dass sich die Aufbewahrungspflicht auch auf Daten, elektronische Dokumente oder Unterlagen erstreckt, die im Unternehmen eingegangen oder dort entstanden sind. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht müssen diese auch in elektronischer Form (elektronische Buchführung) erhalten bleiben.

Beispiel: Du erhältst eine Rechnung per E-Mail. So kannst du diese hier in PDF-Format auf deinem Rechner abspeichern. Auch eingescannte Papierbelege können auf diese Weise abgespeichert werden.

Die Verwaltung legt sehr großen Wert darauf, dass - wenn möglich - keine Umwandlungen der Ursprungsformate der Dateien vorgenommen werden.

So dürfen eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege nur im Originalformat aufbewahrt werden. Im DV-Systeme erstellte oder darin empfangene Daten nur in ursprünglichem Format.

Die „bildliche Erfassung von Papierdokumenten“, also das Scannen von Belegen via Smartphone ist zulässig. Allerdings nur, sofern diese Erfassung auch dokumentiert wird.

Gescannt werden dürfen Belege übrigens nur in Schwarz-Weiß, außer es ist zwingend notwendig, einen Farbscann durchzuführen. Mobiles Scannen ist somit erlaubt und auch das Fotografieren von Belegen kann zum Zwecke der bildlichen Erfassung genutzt werden.

Im Zusammenhang mit der GoBD stoßen Unternehmer oft auf den Begriff Verfahrensdokumentation. Was kompliziert klingt, ist relativ simple: Die Verfahrensdokumentation beschreibt gewissermaßen dein „Handbuch“, welches du dem Finanzamt zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit deiner digitalen Steuerunterlagen dient.

Weil sie zu den Grundsätzen der GoBD gehört. Du musst alles in deinem Unternehmen korrekt archivieren und protokollieren. Die Verfahrensdokumentation spiegelt deine steuerrelevanten digitalen Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme im Unternehmen wider. Sie beschreibt alle IT-Systeme, alle geforderten Buchführungspflichten und alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten.

Besonders wichtig ist die Verfahrensdokumentation für Betriebe, die mit viel Bargeld hantieren. Wer hier korrekt arbeitet, der bereitet sich ideal auf eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau vor. Und die kann innerhalb deiner Geschäftszeiten unangekündigt (seit 2018) stattfinden.

Ja. Mit der orbnet Buchhaltungssoftware behältst du - und später auch das Finanzamt - all deine Dokumente, Rechnungen, Belege, Mahnungen etc. vollständig im Blick. Im Falle einer Prüfung hast du sämtliche Dokumente sofort parat und brauchst keine Angst vor dem Finanzamt zu haben.

Bedenke: Für die korrekte Erstellung deiner Verfahrensdokumentation ist jeder Unternehmer selbst verantwortlich. Dein Steuerberater kann dich dabei aber sicherlich unterstützen.

Übrigens, auch dein Online Steuerberater hat dank praktischem Steuerberaterzugriff einen Zugang zu deinen Unterlagen und kann deine Steuererklärung, EÜR oder deinen Jahresabschluss unkompliziert erledigen.

Die Neufassung der GoBD ist seit Anfang des Jahres 2020 gültig, wurde aber bereits 2019 verfasst. Die wichtigsten Neuerungen der GoBD 2020 fassen wir hier einmal für dich zusammen:

Für Kleinunternehmer gibt es ein klein wenig Erleichterung: Ob sich ein Kleinunternehmen GoBD konform verhalten muss oder nicht, entscheidet die Unternehmensgröße.

Aber: Kleine Unternehmen können schnell wachsen. Wir empfehlen dir daher, dich von Anfang an die Regelungen der GoBD zu halten. Beispielsweise sollten eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen und eine GoBD-konforme Archivierung selbstverständlich sein.

In der Neufassung wird deutlich: Auch Cloud-Systeme gehören jetzt zu den DV-Systemen. Egal wem die Hard- oder Software gehört - man kann diese auch von einem Anbieter mieten - die Vorgaben aus der GoBD müssen erfüllt sein.

Werden bare und nicht bare Tagesgeschäfte gemeinsam im Kassenbuch erfasst, so ist das ab sofort völlig in Ordnung. Viele Unternehmen kassieren beispielsweise sowohl Bargeld als auch EC-Kartenzahlungen und führen bargeldlose Transaktionen durch.

Zu beachten gilt aber, dass die nicht-baren Umsätze des Tages, gesondert gekennzeichnet werden müssen. Weiterhin müssen diese nachvollziehbar auf ein gesondertes Konto eingehen.

Die GoBD 2020 zeigt sich in den Randziffern der GoBD 130 und 136 zeitgemäß und erlaubt die bildliche Erfassung von Belegen via Smartphone. Plus: Erlaubt ist auch die digitale Belegerfassung und mobiles Scannen via Smartphone auf Dienstreisen im Ausland.

Ja und Nein - lies hierzu in Randziffer 140 der GoBD 2020 nach. Papierdokumente dürfen nach bildlicher Erfassung vernichtet werden. Allerdings nur dann, wenn diese NICHT nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufbewahrt werden müssen:

• Eröffnungsbilanz
• Jahresabschlüsse
• Zollanmeldungen
• Notarverträge und Urkunden
• Unterlagen mit Original-Unterschrift
• Dokumente mit Wasserzeichen

Wichtig: Wenn du alte Belege scannen und damit mobiles Scannen nutzen möchtest, musst du das gesondert dokumentieren. Wer sich hier unsicher ist, sollte dieses Vorgehen von einem Spezialisten begleiten lassen.

Wichtig ist außerdem, wenn du Unterlagen einscannen willst, musst du über einen technisch einwandfreien Scanner verfügen. Das Gerät muss in der Lage sein, eingescannte Belege in PDF-Datei oder Bilddatei (JPEG) umwandeln zu können. Im Anschluss müssen die Belege einwandfrei lesbar und originalgetreu abgebildet worden sein.

Damit das Finanzamt deinen eingescannten Unterlagen anerkennt, müssen die kompletten Prozesse dokumentiert werden. Vergiss nicht, das Finanzamt verlangt von dir ausführliche Informationen sowie alle wichtigen notwendigen Informationen über deine Geschäftsabläufe.

• Eingang des Dokuments (Mail, Post etc.)
• Dokumentenvorbereitung (Angaben dürfen nicht fehlen oder geschwärzt werden, Klammern entfernen, Notizzettel gesondert scannen)
• Scannen
• Nachbearbeitung (Vollständigkeit und Lesbarkeit prüfen)
• Integritätssicherung
• Beweiswerterhaltende Aufbewahrung

Wahrscheinlich musst du dich näher mit der GoBD auseinandersetzen und wir wissen, wie trocken dieses Thema ist. Aus diesem Grund hier noch ein paar Tipps für dich:

1. Seit Ende März 2021 kannst du dir bei der AWV e.V. einen kostenlosen Praxisleitfaden in der Version 2.1 bestellen. Hier erhältst du Antworten auf verschiedene Praxisfragen im Zusammenhang mit der GoBD und praktische Umsetzungsempfehlungen.
2. Wer ein Dokumentenmanagement-System (DMS) in seinem Betrieb nutzt, der muss sich ebenfalls um die GoBD kümmern. Die Website der Bitkom e.V. ist hier eine Empfehlung unsererseits. Lade dir hier die GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme herunter.
3. Lies diesen Artikel zur Verfahrensdokumentation, falls du als Steuerpflichtiger den Buchführungs- und / oder Aufzeichnungspflichten, sowie Aufbewahrungspflichten unterliegst.
4. Hole dir unsere kostenlose Checkliste zum Download und stelle sicher, dass du GoBD konform handelst.

Wenn du als Unternehmer GoBD-konform handelst, stellst du während der gesamten Dauer deiner Aufbewahrungspflichten sicher, dass du dich an die Ordnungsvorschriften der GoBD hältst. Die Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente, also auch diejenigen, die du in digitaler Form im Unternehmen hast.

Sämtliche Daten, die für deine Steuerberechnung wichtig sind, unterliegen der GoBD. Also alle Aufzeichnungen, dein Inventar, deine Jahresabschlüsse oder Buchungsbelege. Somit gelten die Grundsätze der GoBD nicht nur für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmen.

GoBD Zertifikate können für Softwares vergeben werden und beschreiben, dass das Programm den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen digitalen Buchführung entspricht. Probleme bei der Buchführung können so vermieden werden, allerdings ist ein GoBD Zertifikat keine Absicherung dem Finanzamt gegenüber.

In Fragen der Unveränderbarkeit ist das PDF-Format generell gut. Um das Dokument GoBD-konform zu speichern, reicht das PDF nicht aus. Es obliegt bestimmten Voraussetzungen und verlangt GoBD-konformes Arbeiten. Ein digitaler Beleg muss in einem GoBD-konformen Datei-Management-System (DMS) gespeichert werden.

Steuerrelevante Daten werden bei orbnet GoBD-konform erfasst und archiviert. Um deine bereits erstellten Rechnungen und Dokumente brauchst du dir also keine Sorgen zu machen.

Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren betrifft Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Handels- und Geschäftsbriefe oder andere Unterlagen sind 6 Jahre lang zu archivieren. Der Gesetzgeber schuf hier eine einheitliche Regelung.

Wie jedes Jahr stellt sich auch dieses Mal die Frage: Welche Änderungen aus der GoBD gibt es für das Jahr 2021? Klare Antwort: bisher noch keine. Die aktuelle Neufassung der GoBD von 2020, wie wir sie oben im Beitrag vorgestellt haben, ist auch 2021 gültig.